Meins, deins, unseres: Teams, Rechte und Gruppen

Der letzte Werkstattbericht endete mit der Poststelle, die zurückschreiben lernt. Dann kam der Live-Test dazwischen — und mit ihm eine Frage, die wichtiger war: Wer darf das hier eigentlich alles sehen? Ein Maklerbüro ist selten ein Ein-Personen-Betrieb. Es gibt die Chefin, die Teamleiter, die Makler — und es gibt Datenschutz, Diskretion und schlicht die Ordnung großer Bestände. Diese Woche hat die Immobilienverwaltung deshalb ihr Rechtemodell bekommen. Und weil so etwas schnell zur Bürokratie-Maschine verkommt, stand eine Regel über allem: Wer das Modell nicht braucht, darf nicht einmal merken, dass es existiert.

Rolle und Team: zwei Fragen, zwei Antworten

Wir haben uns die Großen des CRM-Markts angesehen und den gemeinsamen Nenner übernommen: Sichtbarkeit hängt nicht an Fachkategorien, sondern an zwei einfachen Dingen. Die Rolle beantwortet die Frage „Was darf ich?“, das Team die Frage „Zu wessen Daten gehöre ich?“. Beides ist getrennt, beides ist freiwillig.

Teams sind dabei mehr als Namenslisten: Sie bilden einen Baum. Wer im Elternteam sitzt, sieht automatisch die Daten aller Teams darunter — die Teamleiterin sieht, was ihre Makler bearbeiten, ohne dass irgendjemand irgendetwas doppelt zuweisen muss. Und an der Rolle gibt es jetzt die Datenbereiche: eine Tabelle, in der je Datenart — Kontakte, Firmen, Leads — getrennt eingestellt wird, was die Rolle lesen, bearbeiten und löschen darf. Vier Stufen stehen zur Wahl: Alle, Team, Eigene, Keine. „Alle sehen, aber nur eigene bearbeiten“ ist damit genauso ein Zweizeiler wie „Leads ja, löschen nie“.

Das Zuweisen selbst ist ein eigenes Recht — Arbeitsverteilung ist Chefsache. Wer es hat, markiert zehn Leads in der Liste, wählt im Kontextmenü Zuweisen… und gibt sie einem Mitarbeiter oder einem Team. Der Rest des Teams sieht sie im selben Moment; der Server erzwingt jede dieser Regeln auch dann, wenn ein Client sie umgehen wollte.

Rollen gehören dem Mandanten

Beim Testen fiel sofort auf: Das nützt alles nichts, wenn nur wir als Betreiber Rollen anlegen können. Also wurden die Rollen mandantenfähig: Jedes Büro baut seine eigenen — die Chefin legt „Teamleiter“ und „Makler“ selbst an, mit genau den Datenbereichen, die zu ihrem Haus passen. Die mitgelieferten Standardrollen bleiben für alle da, aber unantastbar. Rollennamen müssen nur noch im eigenen Haus eindeutig sein; was das Nachbarbüro seine Rollen nennt, geht niemanden etwas an.

Gruppen, die ihr Team mitbringen

Dann passierte im Live-Test das hier: Ein Makler mit Team-Sicht legte einen neuen Lead an — und niemand außer ihm konnte ihn sehen. Logisch: Der neue Datensatz gehörte ihm persönlich, und ins Team geben durfte er ihn ohne Zuweisungsrecht nicht. Der Datensatz hing fest wie ein Brief ohne Empfänger.

Die Antwort darauf sind die neuen Gruppen. Jeder Bereich — Kontakte, Firmen, Leads — bekommt seinen eigenen Gruppenbaum: die Ablagestruktur des Büros, so verschachtelt, wie das Büro eben denkt. Und an einer Gruppe kann das Team hinterlegt werden. Ab dann gilt: Was in der Gruppe angelegt oder einsortiert wird, gehört automatisch dem Team. Der Makler legt seinen Lead in „Wohnungen Mitte“ an — und das ganze Team sieht ihn sofort, ganz ohne Zuweisungsrecht, denn einsortieren ist keine Zuweisung, sondern Ordnung. Ein bereits vergebenes Team wird dabei nie stillschweigend überschrieben.

Auch das Einsortieren selbst haben wir vom Klicken befreit: Zeilen werden — auch als Mehrfachauswahl — einfach aus der Liste auf den Gruppenbaum gezogen, wie Dateien in einen Ordner. Wer hundert Altkontakte umsortieren will, zieht sie, statt hundert Dialoge zu öffnen.

Zwei Fundstücke aus der Werkstatt

Das erste Fundstück lieferte der Altbestand. Kaum waren die Regeln aktiv, waren für eingeschränkte Benutzer alle Listen leer — auch die, die sie hätten sehen müssen. Der Grund saß tief: Bestandsdaten aus der Zeit vor dem Umbau tragen in den neuen Spalten ein Datenbank-NULL, und NULL ist in SQL eben nicht dasselbe wie „nicht zugewiesen“. Der Filter behandelt beides jetzt gleich, und ein Regressionstest stellt genau diesen Altbestand nach — damit die Falle nie wieder zuschnappt.

Das zweite Fundstück ist eine Design-Geschichte. Die Gruppen starteten als ein gemeinsamer Baum für alle Datenarten — elegant auf dem Papier, falsch am Bildschirm: Leads brauchen andere Schubladen als Firmen. Also bekam jede Datenart ihren eigenen Baum. Und die Mitgliedschaft, anfangs beliebig mehrfach, wurde auf eine Gruppe je Datensatz vereinfacht — ein Datensatz liegt an einem Ort, wie ein Blatt Papier. Beide Korrekturen kamen direkt aus dem Ausprobieren, keine drei Tage nach dem ersten Entwurf. Genau dafür testen wir am lebenden Objekt.

Die Bilanz

Ein Büro mit drei Leuten installiert, arbeitet los und sieht von alledem: nichts. Ein Büro mit dreißig Leuten baut sich Teams mit Teamleitern, Rollen mit Datenbereichen und Gruppen, die ihre Datensätze automatisch ins richtige Team legen — und jede dieser Regeln wird auf dem Server durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche versteckt. Wie immer komplett geliefert: Datenmodell, Server, Desktop-Client, die Tests grün.

Die Poststelle wartet derweil geduldig darauf, zurückschreiben zu lernen. Jetzt, wo geklärt ist, wem die Post gehört, kann sie das guten Gewissens tun.